Herramientas indispensables para tele trabajar de manera efectiva

En nuestra entrada de blog de la semana pasada, abordamos el concepto, antecedentes históricos y ventajas de realizar trabajo remoto, Home Office o Tele Trabajo, si te lo perdiste visita el siguiente enlace para que te contextualices en el tema. El día de hoy, vamos a revisar las herramientas de las que te puedes valer para que la gestión del trabajo desde casa sea un éxito, bien seas freelancer, emprendedor, empresario (de cualquier tamaño) o Wannapreneur.

La tecnología ha evolucionado en muchos campos, siempre buscando hacer nuestra vida más fácil, mediante la digitalización de tareas repetitivas que terminarán ahorrándonos tiempo e impactando directa y positivamente en nuestra productividad. El campo del Tele Trabajo no es la excepción, sin embargo, existen tantas herramientas al momento de buscar cual usar que puede llegar a ser tan abrumador hasta el punto de optar por seguir haciendo las labores de manera manual y a la antigua antes de sentarnos a escoger las que nos puedan servir.

En Pagadito siempre estamos al tanto de las últimas tendencias digitales, por eso te escogimos varias de las mejores herramientas que puedes encontrar para que te conviertas en un experto en trabajo remoto y lleves tu negocio o emprendimiento a otro nivel.

Recomendaciones generales

Cuando se trata de mejorar productividad, eficiencia y efectividad, nunca está de más partir de lo básico, así que, antes de pasar a las herramientas, revisemos primero unos tips generales para que el Tele Trabajo sea realmente una ventaja para ti.

• Planificación: Solo esta palabra encierra tantas cosas que por eso está de primera en la lista. Planificar es programar tus actividades con anticipación y por lo tanto priorizarlas, no solo lo que tiene que ver con lo laboral, también tus descansos deberán estar allí incluidos. Cuando tienes un orden y un cronograma que seguir, tu productividad aumenta increíblemente, ya veremos más adelante qué herramientas te pueden ayudar en este aspecto.
• Lugar: Realizar Tele Trabajo no implica, a menos que hayas comprobado que realmente de esa manera aumenta tu productividad, estar metido en la cama con el computador portátil y en pijama. Realmente necesitas un lugar adecuado para hacerlo, rodeado de elementos que te relajen y te inspiren, si tienes los medios de tener una oficina en casa maravilloso, de lo contrario, adecúa un espacio para ello, sea una esquina de tu comedor, un pequeño lugar en la sala, etc. Será el lugar donde construirás y lucharás por tus sueños así que no lo tomes a la ligera, optimízalo de modo que disfrutes estar allí para realizar tus labores.
• Conectividad: Los negocios de hoy en día requieren conectividad total; imagina que estás cerrando una venta o en una reunión para cerrar un negocio con un cliente y tu conexión a Internet o electricidad cae. Terrible escenario ¿verdad? Entonces prevé estos eventos contando con un plan B, no quiere decir que debas tener una planta eléctrica en casa o conexión a Internet nivel NASA, simplemente ten un respaldo, existen unidades de almacenamiento eléctrico conocidas como UPS que funcionan maravillosamente en los hogares y tener un par de opciones de Internet móvil te mantendrán listo a las eventualidades.

Herramientas de planificación

Como mencionábamos, planificar tiene un impacto enorme en la eficiencia con la que se realizan las tareas y existen varias herramientas que te ayudarán a tener un mayor y mejor control en este aspecto:

• Trello: Es una herramienta sumamente fácil de utilizar. Puedes gestionar cualquier tipo de tarea, proyecto o pendiente, configurando fechas de vencimiento y alertas que te permitirán mantener al día tus quehaceres, además te permite realizar una configuración de etiquetas de colores y stickers para que te sea mucho más fácil visualizar lo que tienes pendiente, lo que está pronto a vencer y lo que ya completaste. Se adapta perfectamente para el trabajo individual y si requieres trabajo colaborativo tiene también opciones para asignar tareas a otros miembros del equipo.
• Sesame: Si eres una Pymes o Mipymes, esta herramienta es ideal para realizar planificación de tareas con tus colaboradores. Su principal función se enfoca en controlar horarios y tiempos de realización de actividades pero, por supuesto, cuenta con una herramienta de planificación sumamente útil.
• Google Calendar: Esta herramienta te permite visualizar tareas y pendientes a corto y largo plazo, puede utilizar ayudas como recordatorios y estrategias de color para que visualmente puedas navegar más fácil entre ellas. Puedes también compartirla con tus clientes, colaboradores o equipo de trabajo en caso de tenerlos.

Herramientas de comunicación

Sea porque tele trabajes solo, seas un emprendedor, o una Mipymes, siempre vas a necesitar comunicarte. Obviamente tu Smartphone casi que hará eso por ti, sin embargo, revisa las siguientes 3 herramientas para que te comuniques de la manera más profesional y generes confianza en tus clientes o equipo de trabajo.

• WhatsApp Business: Según datos de la compañía, a febrero de 2020 tenían 2000 millones de usuarios, es decir, es una herramienta de comunicación vital en nuestros tiempos, pero no olvides que lo mejor para tu negocio es la versión Business. Revisa en este enlace más información sobre esta herramienta.
• Slack: Es una herramienta ideal para conectar equipos de todos los tamaños, ofrece posibilidades de hacer video-llamadas incluso grupales y posee una excelente capacidad para almacenar archivos y documentos enviados. Una de las características más usadas es que permite realizar grupos según temáticas o áreas.
• Hangouts: Es una herramienta de chat y video-llamada de Google. en dispositivos de escritorio la puedes encontrar dentro del mismo correo de Gmail y en tu Smartphone la podrás encontrar como una aplicación independiente. Puedes realizar y programar video-conferencias sin límite de tiempo.

Herramientas de gestión de archivos

Existen varias maneras de tener tu información importante en la web. Esto es muy importante ya que así no dependerás de un dispositivo de almacenamiento físico, llámese disco duro, disco duro portátil, USB, etc. Sino que tu información siempre estará a la mano y cuando se requiera, además, será mucho más fácil compartir y gestionar tus archivos.

• Google Drive: Además de ser una herramienta gratuita, te permite crear, editar y gestionar tus archivos dentro de esta misma plataforma, incluso sin conexión a internet. Es sumamente intuitiva y sencilla sin perder el estilo y profesionalismo. Compartir, almacenar, descargar y gestionar tu información con Google Drive es una de las formas más sencillas de hacerlo.
• Dropbox: Esta herramienta te permite compartir archivos de gran tamaño que no pueden ser enviados vía correo electrónico. También te permite sincronizar tus archivos con cualquier dispositivo o Smartphone para que accedas a ellos donde quiera que estés, incluso puedes ingresar desde la web.
• OneDrive: Si bien este servicio ofrece menos capacidad de almacenamiento con respecto a las otras dos mencionadas, sus ventajas se dan por la sincronización con las herramientas de Office y Outlook ya que es de la familia Microsoft.

Como te pudiste dar cuenta escogimos 3 de cada grupo de herramientas, buscando precisamente no abrumarte con la gran cantidad que se pueden encontrar. Escogimos cada una de ellas pensando en la disponibilidad de características en sus versiones gratuitas y la facilidad con la que se pueden usar y adaptar a cualquier tipo de negocio o emprendimiento.

Recuerda que cuentas con Pagadito, para que además de cobrar en línea con múltiples soluciones de pago seguro, siempre estés un paso delante de tus competidores con las mejores herramientas y conceptos en todo lo que tiene que ver con el mundo digital.

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